Wnioski w sprawach dotyczących warunków pracy i płacy pracowników sporządza się oddzielnie dla każdego pracownika.
Wnioski te należy przechowywać w aktach personalnych pracownika a obligują do tego przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracowników dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późniejszymi zmianami).
Każda zmiana numeru pokoju oraz numeru telefonu wewnętrznego pracownika wymaga zgłoszenia do Działu Zarządzania Kadrami w związku z comiesięczną aktualizacją danych służbowych pracowników na wewnętrznych stronach internetowych Instytutu.
Pracownicy wyznaczeni przez kierowników komórek organizacyjnych do podpisywania dokumentów na czas zastępstwa mają obowiązek składać podpisy czytelnie.